一、項目背景

隨著信息技術的廣泛應用人們越來越認識到新技術對提高管理和效益的重要性。20世紀90年代興起的射頻識別技術(Radio Frequency Identification，以下簡稱RFID)，是一項利用射頻信號通過空間耦合(交變磁場或電磁場)實現無接觸信息傳遞并通過所傳遞的信息達到識別目的的技術。

二、需求分析

　　基于當前房管局檔案管理中存在的各種問題，結合先進的物聯網系統和RFID技術，對當前的檔案管理系統進行升級改造，實現檔案資料智能管理信息化，提高檔案存取的精確性，提高檢索和借閱效率，增強檔案資料在存儲、查詢等各個環節的安全性：

1. 檔案管理信息化

　　按照檔案資料日常的存儲、查詢、防盜等具體業務，對檔案流通進行動態的管理，系統通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化和信息化。

2. 提高檔案存取精確性

　　通過對檔案存放信息的信息化管理，配合RFID電子標簽的使用，在進行檔案存取時可以通過系統精確的定位到檔案存放的位置。同時可以使用移動終端系統對存放的檔案進行掃描，準確的得到檔案的存放位置。

3.  提高檢索和房屋過戶效率

　　使用RFID技術對檔案進行管理，實現借閱檔案的自動定位和位置提醒功能，減少查找檔案的時間，提高房屋過房的效率。減少檔案管理人員的工作量，提高整體的工作效率。

4. 提高盤點效率

　　使用移動終端對庫存檔案進行盤點，取代傳統的人工手動盤點方式，提高盤點的效率。

5. 提高檔案的安全性

　　通過對檔案賦予RFID身份標簽，配合 RFID門禁系統和視頻監控系統，提高檔案的安全性與在辦理房管局各業務中，自動識別檔案。

三、建設目標

　　系統建設的目的是解決房管局檔案資料管理中的管理技術問題，按照房管局檔案管理日常業務，對檔案流通進行動態的管理，系統通過RFID作為信息載體，對每個檔案流通的每個環節進行數據采集和監控，實現檔案業務辦理的自動化，從而取代傳統的紙質工作流程。提高檔案管理整體的業務管理能力、減少差錯率,實現數據共享、提高對檔案管理的效率、簡化了管理流程、降低了人員的勞動強度，為檔案管理提供了更為便捷、更為有效的管理模式，提高服務水平，提升管理的綜合實力。

四、RFID檔案管理建設規劃

1.  建設架構規劃

　　基于基于房管局RFID檔案管理系統由檔案發行中心、識別基站、檔案管理平臺三部分組成。

　　檔案發行中心：通過發行中心為每個檔案裝備無源標簽，并在系統中記錄檔案信息，以及與標簽建立關聯。把檔案信息寫入RFID芯片中(檔案號，房屋使用人，位置信息，建立時間等)

　　識別基站：在檔案庫房出入大門附近裝備兩臺RFID讀寫器，當裝有標簽的檔案接近識別范圍時，RFID讀寫器自動識別檔案的進出狀態，并自動記錄所攜帶檔案的信息。實現每個檔案的出入都有嚴格的控制。手持機通過終端更新檔案信息，通過手持機對檔案進行巡查、盤點等應用。

　　檔案管理平臺：由監控子系統、檔案管理子系統組成。通過監控子系統向用戶提供報警、短信提醒、電子標簽管理應用。通過檔案管理子系統向用戶提供庫房管理，檔案位置管理，檔案查詢，檔案創建等應用。

2. 系統網絡規劃。

3. 業務流程規劃

　　在房地產檔案管理系統信息化的今天，房地產檔案信息化系統的主要由信息利用、信息整理及實體管理三大功能模塊構成。房地產檔案管理系統的基本業務流程見圖。雖然不同的部門、不同類型的檔案具體內部執行有所不同，但從整體上看，系統均由上述三大功能模塊組成。

　　基于RFID技術的房地產檔案管理信息系統中的實體管理功能。智能化檔案管理系統中實體管理功能包括庫房位置信息管理、實體簽收、檔案轉架、補充資料處理、檔案盤點、出入庫管理、實體內部調案管理等業務。文中關于房地產檔案實體管理RFID智能化信息系統設計如下：

　　(1)以檔案袋為單位，每個檔案袋上均附有電子標簽。

　　(2)檔案館出入口處均安裝有RFID讀寫器。

　　(3)檔案實體在整個生命周期中，從檔案建立起擁有的檔案袋、在經檔案整理部門、再到庫房存放直至檔案銷毀之前，檔案袋均不允許更換。

　　(4)每個檔案架都貼有1個電子標簽，稱為檔案架標，檔案架的每層也分別貼有1個標簽，稱其為檔案架層標。

　　(5)檔案館已有基于條形碼技術的信息系統用于完成檔案的整理、簽收、入庫、出庫、盤點等流程的信息處理工作。系統開發目標：保證檔案館原有信息系統業務流程向智能檔案管理新流程的順利變革，實現以信息流管理為核心，將檔案館所有業務活動聯系起來，完成檔案電子標簽信息的有效共享

4. 系統功能規劃

(1) 檔案歸檔業務分類

　　房地產業務分類很多，哪些業務檔案需要歸檔，在此可以自由設置。

(2) 歸檔信息選擇

　　檔案管理系統是所有業務管理系統自然延伸和有機組成部分，有些信息需要歸而另一些信息無須歸檔，通過歸檔信息維護，即可實現對有效信息的選擇。

(3) 檔案查詢維護

　　房地產檔案管理的目的不僅僅是為了保存，更是為了查詢。為業務辦理提供事實依據。通過此功能即可實現用戶對查詢的需求。

(4)實時信息入庫

　　對于業務管理信息，在作了檔案分類維護、歸檔信息維護、檔案查詢維護后，即可自動歸檔了——業務信息入庫。

(5)歷史信息錄入

　　對于歷史業務信息，可以進行手工錄入或者自動導入(數據移植)到檔案庫中，以便使用。

(6)檔案信息查詢

　　在檔案業務信息查詢中，新增案例定位功能，可以查看選中案例的位置信息，選中案例所在的案卷、位置內的所有案例、案卷信息以及案例對應的業務信息。

　　查看案例的歷史信息，可以根據案例或房屋任意追蹤案例歷史信息直至束且可以同時追蹤歷史。

(7) 檔案信息修改

　　對歸檔后的錯誤信息進行修改。

　　通常房地產業務檔案，屬于永久或長期類，不應更改。我們的軟件首先嚴格控制更改信息的權限，其次對任何更改保存更改日志。

(8) 檔案庫房管理

　　房地產檔案庫管理不僅可以錄入各案卷的詳細內容，且在數據入庫后，可維護該檔案的庫房位置、盒號、卷號等，以方便檔案實物的管理?？勺魅缦掳妇聿僮鳎号R時銷毀、解除臨時銷毀、永久銷毀、案卷移動、案卷定位、案卷總目。案卷同步、案卷同步信息、打印移動清單、清空移動清單、操作信息查看永久卷對應業務(定義需要建立永久卷的業務)?？勺魅缦挛恢貌僮鳎盒略鰡蝹€位置、批量新增位置、修改位置信息、刪除位置、設施存放類別。

(9) 檔案案卷號錄入

　　業務案例歸檔時需要根據具體情況錄入檔案的案卷號，系統提供統一界面，通過收件編號或房屋代碼查詢，然后直接錄入案卷號即可，簡化檔案入庫的流程，提高了工作效率。

(10) 檔案批量修改

　　由于經辦人員的誤操作或者疏忽，往往造成錄入資料和文字資料不吻合，系統在檔案系統中提供批量修改功能，在界面上顯示案例申請資料，選擇需要修改的字段，例如房屋座落、案卷號等。進入修改界面后，可以先查看原先的數據，然后再在每個要修改的字段中填入修改后的期望值。

(11) 檔案盤點

　　采用RFID技術進行檔案資料的盤點，使得原來沉重繁瑣的檔案盤點工作變成一項簡單快速的工作。檔案管理系統發出盤點指令，庫房管理終端發送盤點指令到移動終端，庫房管理員根據移動終端上的提示，讀取檔案格和存放的檔案的標簽信息，完成一個檔案格的盤點操作，依次進行直到完成所有檔案的盤點操作。

(12) 檔案防盜

　　在庫房安裝門禁系統用于倉庫人員進出的管理。在倉庫的進出門內安裝四通道讀卡器，實現檔案信息的非法帶出報警及信息的自動采集。

(13) 房屋檔案歸還

　　在辦理完相關房屋手續后需歸還房屋檔案，工作人員接收到歸還的檔案，在庫房中的自主查詢機掃描檔案，顯示檔案相關信息及應該存放的位置，工作人員把檔案存放到檔案架上。

4 .RFID電子標簽規劃

(1) 電子標簽安裝規劃

檔案盒1標簽安裝圖示(粘貼盒內)

　　檔案架標簽安裝圖示(粘貼盒內)

　　檔案存放格RFID標簽安裝圖示(粘貼與每一個格板上)

五、項目建設優勢

1. 先進的RFID技術

　　本系統采用當前最先進的RFID技術進行構建。RFID具有讀取方便快捷、識別速度快、穿透性強、數據容量大、使用壽命長、安全性高等眾多優點，是物聯網行業的核心技術，是未來的發展方向和趨勢。

2. 非接觸式數據采集

　　RFID技術極大地增強了房管局管理者對庫區檔案資料的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需通過RFID便攜式讀寫器進行識讀檔案盒的標簽就可以獲取檔案詳細的信息數據。與條碼、磁卡等介質不同的是，RFID電子標簽不怕油漬、灰塵污染等惡劣環境，能在惡劣環境下工作。

3. 信息容量大，使用壽命長

　　和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID標簽可存儲大量的檔案資料信息，其存儲空間從1K甚至到更大的容量，同時數據存儲時間可達數十年甚至更久，標簽可重復使用，對于檔案管理應用，完全可以將檔案的基本信息和借閱記錄寫入RFID標簽中進行存儲。

4. 安全性高

　　RFID檔案管理標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得珍貴檔案資料的數據不易被偽造和篡改。

5. 抗污染性和耐久性

　　傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，然而 RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損; RFID標簽是將數據存在芯片中，因此免受污損。

6. 穿透性強和無屏障閱讀

　　在被覆蓋的情況下，RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

7. 組件式軟件系統

　　軟件系統架構采用模塊化組件式結構進行搭建，提高系統的可擴展性和可剪裁性?？梢蕴峁└邚椥缘臉I務擴充需求和精簡的業務需求。提高軟件系統的應用范圍，同時滿足大小客戶的不同應用需求。

8. 系統級聯部署

　　系統使用獨立的目錄服務器，根據該服務器的數據，可以把各自獨立的檔案系統進行組合級聯，形成一套國家級的檔案系統。實現整個系統內數據和檔案的一體化查詢。

9. 精準的定位檢索

　　在先進的RFID技術基礎上，配合先進的軟件系統算法和硬件部署，可以支持對檔案的多種檢索，并實現快速精準的定位。從而實現高效的檔案檢索、存取，提高檔案的可管理性，提高工作效率。

10. 高效的檔案存取

　　在精確的檔案定位基礎上，基于RFID的技術優勢(高識別速度、穿透性識別等)，可以實現批量檔案的存取。在進出檔案庫時，實現堆垛掃描，極大的提高檔案的存取效率。

11. 檔案生命周期管理

　　很多檔案都具有一定的保存期限(如代管業務檔案)，本系統支持對檔案的生命周期的管理，可以記錄檔案的保存起止時間并及時提醒到期的檔案，釋放檔案存儲空間。

12. 一體化聯動

　　本系統支持門禁、視頻監控、環境監控、周邊防護、LED公告顯示等系統的一體化聯動，從而使得這些獨立的系統互相配合工作，實現最大化的功能應用。提供對整個檔案館安防、環境監控、信息公示等的一體化解決方案。

13. 信息公示

　　通過在檔案查閱大廳設置LED公告顯示屏，顯示檔案查詢者所查詢的檔案當前所處的狀態、檢索進度等信息，方便檔案查詢者了解查詢情況，提高查詢者滿意度。通過在檔案庫設置小型LED顯示屏，顯示庫存、庫房訪問者、環境等信息，提高檔案庫的可管理性。

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