一、概述

人們總是希望在需要一份資料的時候，能快速的查找到它，但在檔案管理館、企事業單位檔案管理處，經?？梢钥吹焦芾砣藛T為找到需要的資料焦急而忙碌。長久以來這個問題一直使檔案資料管理人員費勁了腦筋。目前國內檔案館主要運用檔號和條形碼標記形式用于內部的排架和定位。在實物檔案的物流過程中，起著重要作用的是檔號和條形碼。傳統的檔案管理方式存在檔案數量冗余、查詢、盤點困難、處理時間長等低效率現象，而信息技術手段的應用則是解決問題的關鍵。RFID技術的引入將徹底改變人們對檔案管理活動的認識。

北京睿豐德智能科技有限公司通過對當前檔案管理中存在的問題進行分析，設計出一套基于RFID技術的檔案管理自動化系統，并就該系統的功能模塊架構與管理業務流程進行闡述，以期在檔案自動化、智能化管理方面做出有改善。

二、檔案管理的現狀與問題

近年來，我國檔案事業取得了長足的發展，檔案事業的規模擴大了，數量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統檔案管理手段與技術所導致的問題日益突顯： 

1.檔案編目流程繁瑣低效、整理時間冗長

傳統方式下，檔案入館后先需進行分類、排序，并去裝釘，然后由人工撰寫檔案盒的相關信息，最后手工抄寫檔案目錄，并將目錄連同檔案一起封裝入檔案盒內。這種操作方式耗費大量活勞動和時間，導致較多檔案入館后被長期堆放、一隅得不到及時整理歸檔。此外，檔案編目與檔案盒謄寫多為簡單、重復性勞動，手工處理方式使得整個流程既繁瑣又低效。 

2.檔案存放次序較易被打亂

雖然檔案一般都分類存放，但是在檔案存取過程中，由于人工操作的隨意性和一些不可避免的錯誤，檔案存放的次序難免被打亂，造成檔案存放無序，查找困難。 

3.檔案查閱耗時長

隨著檔案規模與種類越來越龐大，要查找某一檔案時，先由管理員找到存放該類型檔案的檔案架，再根據檔案的編目信息在檔案架的每一格進行查找。一旦檔案存取時沒有按規定存放在指定的位置，查找起來就好比海底撈針，需要將所有的檔案篩選一遍。 

4.檔案的盤點操作不科學

由于檔案數量眾多，且檔案材料都封裝在檔案盒內，因此在盤點檔案時一般只清點檔案盒的數量。但在每個檔案盒內存放的檔案種類、數量均不相同，這種盤點方式并不能真正反映檔案儲存的真實信息。如果要拆開每個檔案盒進行盤點，那將是一項十分龐大的工程。 

5.對失效檔案的管理滯后

有效期限是檔案價值體現的重要標志之一。因此，超過有效期限的檔案是沒有任何價值的，需要經常性銷毀以減少對檔案庫存資源的占用。但是，由于傳統管理模式下檔案盤點工作的困難，管理人員對檔案的儲存時間信息掌握很不準切，使得失效檔案不能被及時發現和處理。因此，很多已過保存期限的舊檔案仍然和有效檔案一起儲存在貨架上，形成大量冗余檔案，給檔案管理工作帶來額外負荷和成本。

鑒于這種現狀，檔案管理的技術升級與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識別的RFID（無線射頻識別技術）技術的快速發展給檔案管理的自動化、智能化帶來了可能性，具有其他方式無可比擬的優越性。 

三、RFID技術檔案管理優點

非接觸式數據采集。RFID技術極大地增強了管理者對庫區存儲物品的信息收集、交換與跟蹤能力。管理者無需打開檔案盒，只需將粘有RFID標簽的檔案盒在閱讀器前經過，就可以在電腦屏幕上顯示出盒內檔案的具體名目、數量、檔案摘要等信息，縮減了管理者的作業環節，提高了作業效率，從而有助于管理者實施庫存檔案的動態化管理。

1.快速掃描，且一次性數據處理量大。

RFID讀寫器可以同時從多個射頻標簽中快速讀取包括貨位信息、檔案內容摘要信息等多項相關數據信息。如一些讀寫器可以每秒讀取200個標簽的數據，這比傳統掃描方式要快超過100倍。

2.標簽信息容量大，使用壽命長，可重復使用。

和傳統的條形碼、磁卡等數據存儲介質相比，RFID標簽可存儲的數據量大大增加，可達1K甚至更大的容量；標簽的內容可以反復被擦寫,而不會損害標簽的功能，從而可實現標簽的重復使用。

3.安全性高。

標簽的數據存取具有密碼保護，識別碼獨一無二，無法仿造，這種高度安全性的保護措施使得標簽上的數據不易被偽造和篡改。

4.抗污染性能強和耐久性。

傳統條形碼的載體是紙張，因此容易受到污染，但 RFID對水、油和化學藥品等物質具有很強抵抗性。此外，由于條形碼是附于塑料袋或外包裝紙箱上，所以特別容易受到折損； RFID卷標是將數據存在芯片中，因此可以免受污損。

5.體積小型化、形狀多樣化。

RFID在讀取上并不受尺寸大小與形狀限制，不需為了讀取精確度而配合紙張的固定尺寸和印刷品質。此外， RFID標簽更可往小型化與多樣形態發展，以應用于不同檔案。

6.可重復使用。

現今的條形碼印刷上去之后就無法更改， RFID標簽則可以重復地新增、修改、刪除RFID卷標內儲存的數據，方便信息的更新。

7.穿透性和無屏障閱讀。

在被覆蓋的情況下， RFID能夠穿透紙張、木材和塑料等非金屬或非透明的材質，并能夠進行穿透性通信。而條形碼掃描機必須在近距離而且沒有物體阻擋的情況下，才可以辨讀條形碼。

8.標簽具有EAS防盜功能。

配合門型通道天線，可以很好的防止檔案丟失，實現非法取走報警功能。

四、 RFID檔案管理系統功能

1.檔案入館

新的檔案入館前，首先要根據檔案的類別、年份和密級等相關信息對新建檔案進行編目，并通過終端管理器寫入RFID標簽，生成的電子標簽數據被傳送到中心數據館里以備系統其他模塊調用。

入館時，檔案管理信息系統的儲位管理子系統發出入館指令，然后讀取要入館的檔案盒信息，然后儲位自動識別模塊與檔案自動識別模塊進行檔案盒信息匹配，匹配后由儲位自動識別模塊分配該檔案盒的存放儲位，確認無誤后，管理員發出入館確認信息，確認信息通過計算機總線傳遞至該檔案架，儲位指示燈亮起，管理人員將檔案盒放至指示燈所指示的儲位，按下儲位上的確認按鈕，指示燈熄滅，確認信號反饋回管理系統，入館結束。全部檔案入館完畢后，在查詢管理子系統中可對已入館的檔案信息進行查詢，從而實現對檔案的可視化、動態化管理。 

2.查閱

在查詢相關檔案時，管理員首先通過查詢管理子系統查閱檔案的編目號，系統將根據編目號提取中心數據館里所儲存的數據信息，核對無誤后發出出館指令，儲位管理子系統中的檔案自動識別模塊將根據編目號映射其儲位編號，找到該檔案所存放的物理位置。管理員發出出館指令，儲位指示燈亮起。當檔案經過出館口時，出館口的RFID閱讀器將讀取檔案信息反饋給管理系統，管理人員再次確認所查檔案與所出館檔案一致后確定出館。此時，系統將記錄下檔案的出館時間信息。如若反饋信息與查詢信息不一致，監控模塊將向警報模塊發出異常警報。

3.歸還

    檔案歸還時，管理員使用RFID讀寫器讀出檔案，檢查借閱人的信息、借閱時間是否超期，確認被借閱的檔案數據是否與RFID標簽中的信息相同。這個過程如果如果有問題，系統會進入相應的處理模塊進行處理，沒問題則根據RFID檔案位置信息送回相應的位置。

4.盤點 

由于RFID的使用，盤點檔案變成一項簡單快速的工作：由檔案管理信息系統的查詢子系統發出盤點指令，RFID閱讀器立即獲取對檔案的相關信息以及相應的儲位信息，并自動返回所收集的信息與中心數據館中的數據進行核對。如對于不能匹配的信息，由管理人員持手持式閱讀器進行現場核對，修改系統信息或現場信息，從而完成檔案盤點。

五、RFID倉儲管理系統商業價值

廣州睿豐德信息科技有限公司作為一體化軟硬件集成商，在企業RFID實施的過程中，可以從專業咨詢的角度出發，輔助企業完成RFID技術應用過程，給企業帶來如下收益：

l 專業客觀的可行性分析，保護企業投資；

l 從企業檔案業務須其出發，確保RFID技術應用切實改善企業的運作效率；

l 輔助企業規劃，為RFID技術應用的實施使用奠定基礎；

l 實現RFID系統與現有信息系統的無縫結合，實現數據共享與整合，確保企業物流業務處理的連貫順暢，增強RFID的應用效果。  

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